La factura electrónica entre empresas ya no es una posibilidad futura. Según la planificación actualmente prevista, el Real Decreto 238/2026 ha establecido el marco normativo y la Orden Ministerial que arrancará los plazos está prevista para el 1 de octubre de 2026, salvo cambios en su publicación oficial.
Si gestionas una empresa instaladora, una pyme o trabajas como autónomo, es probable que hayas oído hablar de ello pero que todavía tengas dudas sobre qué cambia exactamente y qué tienes que hacer.
En este artículo te explicamos lo esencial: qué es la factura electrónica B2B, a quién afecta, cuándo será obligatoria y qué significa en la práctica para el día a día de tu empresa.
¿Qué es la factura electrónica B2B?
La factura electrónica B2B es la factura que se expide y se recibe en formato electrónico estructurado entre empresas y profesionales. No es un PDF enviado por correo. Es un documento generado en un formato técnico estandarizado –concretamente el modelo UBL bajo el estándar europeo EN16931– que puede ser procesado automáticamente por los sistemas de gestión.
¿Qué diferencia hay entre una factura electrónica y una factura digital?
Esta es una de las confusiones más habituales. Una factura digital es cualquier factura en formato electrónico: un PDF, un Word, incluso una imagen escaneada. Una factura electrónica es algo distinto: tiene un formato estructurado que permite su tratamiento automático, incluye trazabilidad completa y queda registrada en la solución pública de la Agencia Tributaria.
Para una empresa instaladora, esto significa que ya no valdrá enviar el clásico PDF con el presupuesto cerrado o la certificación de obra. El PDF por sí solo dejará de cumplir los requisitos de la factura electrónica obligatoria entre empresas, ya que será necesario utilizar formatos estructurados.
Tabla comparativa: factura digital vs factura electrónica
| Característica | Factura digital (PDF) | Factura electrónica |
|---|---|---|
| Formato | No estructurado | Estructurado (UBL/XML) |
| Procesamiento | Manual | Automático |
| Validez B2B | No válida (desde 2027/2028) | Válida |
| Trazabilidad | No garantizada | Completa |
| Almacenamiento | Sin requisitos específicos | Mínimo 4 años, accesible |
¿A quién afecta la factura electrónica y cuándo será obligatoria?
La obligación afecta a todos los empresarios y profesionales que realicen operaciones entre sí en territorio español: empresas instaladoras, autónomos, pymes de servicios técnicos, distribuidores y cualquier profesional que facture a otro profesional.
Según la planificación actualmente prevista, los plazos son los siguientes. Las fechas podrían ajustarse hasta su publicación oficial en el BOE:
| Hito | Fecha prevista |
|---|---|
| Entrada en vigor de la Orden Ministerial | 1 de octubre de 2026 |
| Disponibilidad de la solución pública de la AEAT | Antes del 1 de agosto de 2027 |
| Obligación para empresas con facturación > 8 M€ | 1 de octubre de 2027 |
| Obligación para el resto de empresas y autónomos | 1 de octubre de 2028 |
⚠️ Estos plazos comenzarán a contar desde la publicación oficial de la Orden Ministerial, prevista para octubre de 2026 pero aún pendiente de publicación en el BOE.
La obligación no afecta a las relaciones con consumidores finales (B2C). Si facturas a particulares, puedes seguir haciéndolo como hasta ahora.
¿Cómo funciona el nuevo sistema de facturación electrónica?
El sistema se articula en torno a dos vías:
Plataformas privadas de facturación
Las empresas pueden seguir usando su propio software de gestión o ERP para emitir facturas electrónicas, siempre que esté adaptado al nuevo estándar. En ese caso, el sistema deberá enviar automáticamente una copia fiel de cada factura a la solución pública de la Agencia Tributaria en el momento de su emisión.
Solución pública de la Agencia Tributaria
La Agencia Tributaria desarrollará una solución pública de facturación electrónica, gratuita, especialmente accesible para pymes y autónomos, que actuará como plataforma de emisión, interconexión y repositorio de todas las facturas. Estará disponible al menos dos meses antes de la primera aplicación efectiva.
Comunicación del estado de las facturas
Una de las novedades más relevantes del nuevo sistema es la obligación de comunicar el estado de cada factura. El destinatario deberá informar del pago efectivo o del rechazo de la factura, y el emisor podrá comunicar el cobro o el impago. Esto permitirá un seguimiento real de los plazos de pago y contribuirá a combatir la morosidad.
¿Verifactu y factura electrónica B2B son lo mismo?
No, y es importante no confundirlos. Son dos sistemas distintos que nacen de leyes diferentes y tienen objetivos diferentes, aunque coinciden en el tiempo y generan mucha confusión.
| Criterio | Verifactu | Factura electrónica B2B |
|---|---|---|
| Ley de origen | Ley Antifraude (Ley 11/2021) | Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) |
| Objetivo | Luchar contra el fraude fiscal | Reducir la morosidad entre empresas |
| Función | Envío automático de registros a la AEAT | Digitalizar y estructurar facturas B2B |
| A quién afecta | Todos los emisores de facturas y su software | Todos los empresarios en operaciones B2B |
Verifactu garantiza que el software de facturación registra y envía datos a la Agencia Tributaria de forma íntegra para prevenir el fraude. La factura electrónica B2B obliga a que las facturas entre empresas se emitan y reciban en un formato estructurado para mejorar la trazabilidad de los pagos.
Son complementarios, pero no son lo mismo. Un software de gestión debe estar adaptado a ambas normativas.
¿Qué significa la Ley Crea y Crece para una empresa instaladora?
Aquí es donde el cambio tiene impacto real en el día a día.
Si tu empresa trabaja con otros profesionales –subcontratas, proveedores, clientes empresa– tendrás que emitir y recibir facturas electrónicas. Eso significa que tu sistema de facturación tendrá que estar adaptado al nuevo estándar antes de que llegue tu plazo de obligatoriedad.
Pero hay algo más: la ley que impulsa esta medida busca reducir la morosidad y mejorar la transparencia en los pagos. Eso tiene una consecuencia positiva para las empresas instaladoras y autónomos: más control sobre cuándo cobras, más trazabilidad sobre el estado de cada factura y menos tiempo dedicado a gestionar impagados manualmente.
Un software de gestión que integre la facturación electrónica con el resto de la operativa –presupuestos, obras, partes de trabajo– es lo que permite que todo esto funcione sin añadir carga administrativa.
¿Tu software estará preparado para la factura electrónica?
Cuando la obligación entre en vigor, la adaptación no debería implicar más trabajo administrativo. La clave es contar con una solución que integre facturación electrónica, obras, partes de trabajo y contabilidad en un único entorno, sin exportaciones ni trabajo doble.
En Programación Integral llevamos 35 años desarrollando software de gestión para empresas instaladoras, pymes y autónomos del sector. Nuestras soluciones de software de gestión cuentan con facturación electrónica y están preparadas para Verifactu. Se actualizan de forma continua para cumplir con la normativa vigente. y estarán listas en los plazos previstos con los nuevos requisitos de facturación electrónica B2B, requeridos por el Gobierno.
